Заверяем копию трудовой книжки #8212; пример и срок действия копии

Копия трудовой книжки или выписка из нее будет нужна в целом ряде случаев, так как положения Трудового кодекса говорят о том, что работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки до тех пор, пока не произойдет увольнения.

Следует понимать, что неправильно оформленная копия может лишь привести к затягиванию решения вопроса, для которого она и была взята.

Правовые основы

Потребность срочно взять дубликат трудовой книжки связана с многими обстоятельствами:

  • Копия нужна при оформлении пенсии, когда будет решаться вопрос с ее начислением.
  • При поездке за рубеж и оформлении заграничного паспорта она может быть тоже затребована.
  • Наиболее часто ее предоставляют для получения потребительского кредита.

Также дубликат может понадобиться при назначении инвалидности или обращении в суд, а также в ряде других случаев:

К сожалению, на практике далеко не всегда те люди, которые должны выдавать этот документ, знакомы с правилами делопроизводства и поэтому ошибки встречаются не так редко.

Кто должен заверять копию

Крупные предприятия, организации и компании, как правило, имеют отделы кадров. Поэтому будет вполне достаточно написать заявление, в котором только следует указать, что требуется копия для определенной организации и поставить подпись, расшифровку и дату.

Если же человек не имеет работы на данный период, то ему придется обратиться к нотариусу, который заверит копию.

Как заверить: пошаговая инструкция

Всю процедуру получения нужно разделить на несколько этапов. Она не занимает много времени, но требует определенной аккуратности и правильно оформленных страниц. Мелочей здесь нет, так как надо придерживаться определенных стандартов.

Важно обратить внимание на то, как была проставлена печать. Оттиск не должен находиться в стороне и должен захватывать текст и подпись. Есть еще некоторые тонкости, на которые не помешает обратить внимание.

Особенности

Правильное оформление копии требует особой тщательности и здесь малейшая ошибка приведет к тому, что все придется переделывать, а это связано с потерей времени, сил и денежных средств.

Срок действия

После того как копия трудовой книжки будет получена, она станет действительной в течение только одного месяца.

Следует учитывать один момент. Если за это время в трудовую будут внесены изменения, например, связанные с новым местом работы или увольнением, то копия будет считаться недействительной и использовать ее не представляется возможным.

Однако копия, которая была заверена у нотариуса, будет фактически иметь неограниченный срок действия. Но он сразу закончится, как только в книжку внесут первую запись.

Образец заверения

Здесь представлен образец того, как надо правильно заполнить копию трудовой, которая обычно входит в комплект с другими документами.

Стоит обратить внимание на то, что заверяющая надпись ставится слева внизу каждой страницы.

Печать должна захватывать как ксерокопию, так и подпись и другие данные.

Некоторые пробелы в законодательстве не позволяют на сегодняшний день иметь четко разработанный стандарт для заверения копии трудовой книжки. Пока что приходится исходить из сложившейся практики, хоть это и противоречит некоторым нормативам.

http://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/kak-zaverit-kopiyu.html

Как правильно заверить копию трудовой книжки – образец

При возникновении необходимости документального подтверждения трудоустройства работник использует копию трудовой книжки, заверить ее правильно можно, ориентируясь на образец.

Сами книжки относятся к категории бланков строгой отчетности как важные документы, подтверждающие трудовой путь работника. Получение их на руки осуществляется лишь в момент увольнения.

Как правильно заверить копию трудовой

но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить

именно Вашу проблему,

позвоните юристу прямо сейчас:

Если Вам так удобнее,

Все консультации бесплатны.

Поэтому работник самостоятельно заверить откопированный документ не сможет, даже если трудовая книжка находится у него на руках, а он в настоящий момент не работает.

В этом случае за оформлением придется обратиться к нотариусу с предъявлением для подтверждения личности паспорта. Официальному безработному можно заверить копию трудовой книжки, обратившись в службу занятости населения.

Подготовка документов

Копировать следует на отдельных страницах без использования двусторонней печати, экономить таким образом бумагу не стоит.

Все страницы с записями должны быть четко отображены, легко читаемы. Масштаб для копирования должен соответствовать оригиналу.

Лучше использовать книжный формат листа, так как откопированные документы приобщаются к номенклатуре, использование при этом альбомного формата будет неудобно. Для изготовления копии можно использовать ксерокс, а также скан.

Варианты оформления и образец

Все листы пронумеровываются и сшиваются, на обороте указывается:

  • количество листов;
  • подтверждение достоверности копии;
  • печать организации (индивидуального предпринимателя);
  • фамилия и инициалы лица, заверившего копию.

При копировании книжки целиком заверяют только первую и последнюю страницы.

Правила заверения копии документа работодателем

Чаще всего выдача откопированных экземпляров осуществляется кадровой службой организации или работодателем лично при ее отсутствии.

Работник должен обратиться к работодателю (или в кадровое подразделение) с заявлением о выдаче документа, подтверждающего его занятость.

Предоставление осуществляется в трехдневный срок с момента поступления заявления. По договоренности заверенный откопированный документ может быть выдан при устном обращении в тот же день, заявление тогда не пишется.

Полномочия по заверению копий имеют:

  • руководитель организации;
  • начальник кадрового органа;
  • работник отдела кадров, ведущий данное направление деятельности;
  • другой работник, которому это право предоставлено работодателем (оформление полномочий осуществляется соответствующим приказом).

Индивидуальный предприниматель оформить и подписать откопированный экземпляр документа вынужден самостоятельно.

Обязательные атрибуты

На всех страницах фамилия, имя и отчество исполнителя указываются в обязательном порядке. Они должны быть четко прописаны и разборчивы.

Подпись лица, заверяющего документ, дополняется печатью организации, ставить ее необходимо не на пустое место, а на часть подписи.

Подпись с печатью должны ставиться частично на откопированной части трудовой книжки и на чистом участке листа. Печать используется основная либо специальная, кадровой службы (при наличии).

Одним из главных атрибутов является дата заверения, от нее начинается отсчет времени действия откопированного экземпляра трудовой книжки. Декретнице копия трудовой книжки выдается по тем же правилам, как для любого работника.

Особенности заверения копии для банка

Кредитная организация желает удостовериться в платежеспособности потенциального заемщика, в наличии у него постоянного и продолжительного источника дохода.

Поэтому особое внимание при оформлении копии необходимо обратить на действующий характер трудовых отношений. Если последняя запись о приеме на работу расположена в конце страницы трудовой книжки, то необходимо откопировать и следующую пустую страницу.

Срок действия копии

Продолжительность действия заверенного экземпляра трудовой книжки находится в зависимости от органа, подтвердившего документ, и правил организации, его принимающей.

При заверении по месту работы копия действительна на протяжении месяца.

Нотариальное заверение избавляет от данного ограничения, действовать такая копия будет длительный период, но до внесения в трудовую книжку изменений. С момента внесения изменений копия теряет свою юридическую силу, ее использование не допускается.

Оформление экземпляра в соответствие с принятыми правилами поможет сократить время для получения услуги, ради которой она оформлялась. Поэтому при получении копии стоит сравнить ее с образцом.

Смотрите видео, в котором разъясняются правила заполнения трудовой книжки:

http://sovetnik.guru/trudovoe-pravo/zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki.html

Как заверить копию трудовой книжки

Где и как оформить копию

Оформление копии осуществляется в несколько основных этапов:

Оформляется копия трудовой книжки на бесплатной основе в течение 3 дней. Правила выдачи регламентируются Постановление Министерства труда №69. Можно оформить копию трудовой книжки у работодателя.

Порядок совершения действий следующий:

Составление заявления

Стандартного или унифицированного заявления нет. Поэтому гражданин вправе в свободной форме подать заявление на получение заверенной копии документа.

Но здесь в обязательном порядке должны быть представлены сведения:

  • информация о работодателе, если подается именно по месту трудоустройства;
  • должность обращающегося и его фамилия, имя и отчество;
  • информация с просьбой выдачи копии;
  • дата составления и подпись с расшифровкой.

Документ можно создать на формате А4 как письменно, так и на компьютере. Главное #8212; иметь оригинал подписи заявителя. Заявление составляется в двух экземплярах:

  • первый остается в отделе кадров и регистрируется;
  • второй передается представителю компании.

Особенности

Для каждого отдельного учреждения, куда предоставляется документ, имеются свои особенности заверения трудовой книжки. И любой кадровик должен их знать, иначе придется снова инициировать данный процесс.

Для кредита в банке

Трудовая книжка – это неотъемлемый продукт для получения кредитных обязательств в банке. Именно потенциальный заемщик обязуется предоставить документ.

Оформление здесь представляет собой следующие нюансы:

  • надпись «Копия верна» и штамп проставляются на каждой странице в документе;
  • на каждой странице указывается должность уполномоченного сотрудника и подпись с расшифровкой;
  • под записью о последнем месте трудоустройства в графе номера записи проставляется порядковый номер, дата и фраза «Работает по настоящее время».

Для Пенсионного фонда сейчас не требуется предоставление ни копии, ни оригинала документа. Ранее эта потребность существовала и имела следующие особенности:

Если не работаешь или трудовая на руках

Если трудовая книжка на руках, то необходимо прийти в нотариальную компанию и оформить просьбу на получение услуги. Для этого необходимо уточнить, какие именно страницы в ту или иную инстанцию нужны для заверения.

Как правило, в течение дня этот документ заверяется и проставляется отметка о выдаче.

Последняя страница

Последняя станица заполняется в зависимости от трудоустройства граждан. Если это нетрудоустроенный гражданин, то проставляется подпись, дата и штамп уполномоченного лица.

Запись «Работает по настоящее время»

Действующее законодательство предусматривает несколько методов внесения записи. Практически в каждой компании имеется свой алгоритм действий, но не каждая такая запись становится корректной. Варианты следующие:

  1. Официально возможный вариант выглядит следующим образом – «Осуществляет трудовую деятельность в должности аналитика по настоящее время».
  2. Лаконичным вариантом становится – «Работает по настоящее время».

Чаще используют последний метод.

Правила оформления

Многие работодатели не знают, как правильно оформляется такой документ. Чтобы он был признан корректным, нужно осуществлять следующий порядок:

Обязательные реквизиты, подпись и печать

Из обязательных реквизитов стоит выделить:

  • наименование организации;
  • любую печать или штамп;
  • подпись уполномоченного сотрудника и ее расшифровку;
  • подпись заявителя и расшифровку;
  • должность уполномоченного.

Что запрещено

Многие кадровики совершают ошибки, которые впоследствии признают документ недействительным. Недопустимым здесь становится следующее:

Сроки действия

Копия трудовой книжки действует только 1 месяц со дня создания. После этого необходимо совершать действие еще раз.

Как было сказано ранее, создание документа – несложная процедура. Главное #8212; соблюдать все особенности при оформлении.

Подробности по оформлению дубликата трудовой книжки представлены в данном видео.

http://znaybiz.ru/kadry/trudoustrojstvo/priem-na-rabotu/kak-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki.html





Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением