Как написать докладную записку

Виды и содержание докладных

Докладная записка – это документ, содержащий какую-либо информацию для руководителя или вышестоящей инстанции, и призванный побудить адресата к действию или решению.

Существует некая классификация подобных документов по адресату:

  • Внутренние. Предназначены администрации, дирекции или иным руководящим лицам.
  • Внешние. Адресованы вышестоящим инстанциям, контролирующим работу предприятия.

Также, записки классифицируются по содержанию:

  • Информативные. Имеют периодический характер, так как составляются с целью информирования о рабочем процессе, его деталях и методах.
  • Инициирующие. Бывают жалобными и рекомендательными, создаются с целью инициации премирования отличившихся сотрудников или наказаниями провинившихся.
  • Отчетная. Создается в виде отчета, информирующего руководителей об итогах работы, результатах выполненных приказов.

Выделяют также служебные и объяснительные докладные записки.

Служебная записка носит информативный характер. Она широко применяется в различных организациях на любых управленческих уровнях в разнообразных ситуациях.

Этот документ может содержать информацию о перемещениях персонала между отделами, запрашивать инструкции, докладывать об изменениях в характере работы предприятия или объявлять о проведении собрания.

По закону, подобное сообщение в форме объяснительной обязан запросить руководитель организации, до принятия дисциплинарных мер к сотруднику или подразделению.

Структура документа

Вне зависимости от содержания записки, ее структура содержит следующие основные части:

Порядок составления

Образец оформления бланка должен находиться на видном месте – информационном стенде или в папке шаблонов.

Рекомендуется применить следующий порядок в шаблоне:

Для наглядности, стоит рассмотреть шаблон записки на примере. Как писать докладную на имя директора, если сотрудник нарушает дисциплину – опаздывает, не появляется на рабочем месте или не выполняет свои функциональные обязанности?

Применяется структура документа, приведенная выше: сначала описывают ситуацию, указывая факт одного или нескольких нарушений, затем просят руководителя принять меры или выдвигают варианты дисциплинарного наказания.

Директору ПАО АКБ «БАНК» Верещагину О.А.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И.

Руководитель отдела продаж Краснов И.И. (подпись)

Также можно скачать бланк докладной записки в формате word здесь.

Регистрация

В своей инструкции делопроизводственная служба организации обязана принять не только образец докладной записки, но также способы и порядок ее регистрации.

Так как докладная записка содержит в себе информацию, а также требует письменного ответа, их необходимо регистрировать, присваивая документу персональный номер. Сегодня в делопроизводстве применяется три способа регистрации документов:

Преимущество карточного способа по сравнению с журнальным – упорядоченность, простота поиска, возможность одновременного использования несколькими сотрудниками.

http://vashbiznesplan.ru/obraztsy-dokumentov/dokladnaya-zapiska.html

Докладная записка на сотрудника

Докладные записки могут быть информационными, инициативными и отчетными. Различают также докладные и объяснительные записки – вторые объясняют причины поступков и событий или разъясняют отдельные части документа.

Пример докладной записки

Классическим примером докладной записки может служить инициативный документ по поводу обеспечения рабочего процесса необходимыми предметами.

В верхней части справа размещаем информацию об адресате:

Директору ООО «Сфера».

Слева в верху #8211; наименование структурного подразделения: Отдел документооборота

По центру: Докладная записка.

Далее #8211; дата и номер документа в левой части: 07.05. №1.

В правой – место: г. Москва.

Ниже #8211; заглавие: О замене картриджа.

Текст: Довожу до Вашего сведения, что имеющийся картридж для принтера пришел в негодность в связи с превышением срока его использования. Данное обстоятельство не позволяет выполнять поставленные Вами задачи по ведению документации.

Прошу Вас рассмотреть вопрос о замене вышедшего из строя картриджа на новый.

Внизу – сведения об адресате и его подпись: заместитель начальника отдела – подпись #8211; Власов Д.И.

Докладная записка образец

Предложенный образец написания докладной записки поможет проинформировать начальство о результатах – в том числе промежуточных – выполнения какого-либо поручения.

В правом верхнем углу:

Руководителю ЗАО «Стойка».

Ниже по центру: Докладная записка.

Далее дата и номер: 07.05.

Краткое содержание: О завершении первого этапа проведения конкурса.

С красной строки: Бригадир – подпись – Семенов С.А.

Докладная записка на ученика

Докладная записка может служить мерой воздействия на ученика, если иные воспитательные приемы не работают. Тогда учителем составляется докладная записка директору или завучу.

Например: О необходимости перевода учащегося

Довожу до Вашего сведения, что несмотря на проведенные беседы и встречи с родителями, ученик 7б класса Иванов В.В. продолжает нарушать дисциплину. 7 мая им был сорван урок литературы, а 8 мая – урок биологии.

В результате действий Иванова В.В. другие ученики не смогли получить знания. В связи с этим предлагаю поддержать решение педагогического совета и рассмотреть вопрос о переводе Иванова В.В. в 7а класс.

Докладная записка о прогуле

Распространенной разновидностью докладной является записка на руководителя о совершенном сотрудником прогуле без уважительной причины.

Например: О нарушении трудовой дисциплины.

Довожу до Вашего сведения, что 07.05. бухгалтер Глазкова Нина Дмитриевна с 09.00 до 13.00 отсутствовала на рабочем месте.

Документов, подтверждающих уважительность причины отсутствия, Глазковой Н.Д. не предоставлено. В связи с вышеизложенным предлагаю объявить Глазковой Н.Д. выговор.

Форма докладной записки

Докладные записки составляются в свободной форме: первая часть – изложение сути вопроса, вторая – выводы и предложения. Оформление зависит от адресата.

Внешняя докладная записка в вышестоящую организацию отправляется на фирменном бланке и содержит те же реквизиты, что и обычное письмо.

Внутренняя докладная записка включает: наименование структурного подразделения, название документа – докладная записка, дату, номер, адресат, заголовок текста, текст и подпись.

Интересное видео: Докладная записка (написана по мотивам реальной докладной записки)

Комментариев: 5

Здравствуйте! Помогите пожалуйста написать докладную на сотрудника которая не предоставляет соответствующие документы для заключения трудового договора (оригинал удостоверение личности, трудовую книжку) Нарушения статьи 32 Трудового Кодекса РК

Если сотрудник совершает действия мешает рабочему процессу, вашей работе лично, или являются опасными для его жизни или для жизни окружающих.Как грамотно составить текст докладной на сотрудника?

Добрый день помогите составить докладную на себя на снятие дополнительного объема

Здравствуйте. Помогите, пожалуйста, правильно составить докладную от воспитателя на родителя воспитанника.

Мою группу посещает мальчик. Его в д/с приводит папа, который на любые просьбы, замечания начинает хамить, повышать голос. Последний раз это произошло в присутствии других родителей и детей.

http://www.russtartup.ru/znaniya/dokladnaya-zapiska-na-sotrudnika.html

Довожу до вашего сведения: написание образца докладной записки

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод. Правила оформления и код внутреннего документа соответствуют классификатору управленческой документации (ОКУД) — 0286041.

ВАЖНО! Докладной документ – это элемент связи между органами управления организации и персоналом.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

  • повышалась эффективность труда;
  • находились пути решения конкретной проблемы;
  • разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
  • снялся определенный груз ответственности;
  • осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Образец записки: Довожу до вашего сведения, бывает внутренним и внешним.Первый вид документа работник пишет сам или по просьбе начальника. Записку визирует автор.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

  1. Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
  2. Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
  3. Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

ВАЖНО! Оформление докладной требует четкого формулирования проблемы и специальной точки зрения. Некоторые компании имеют разработанные документационные шаблоны.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

  • обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
  • название подразделения, направляющего сведения;
  • календарная дата;
  • название;
  • инициалы лица, написавшего документ;
  • текстовое содержание;
  • подпись обращающегося.

Название запискивсегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

  • обращения к руководителю;
  • названия компании;
  • адреса и указания структурного подразделения;
  • даты и номера регистрации (слева);
  • названия;
  • содержания;
  • ФИО и должности написавшего лица;
  • визы директора компании;
  • номеров телефонной связи начальства.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

  • нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
  • для выдачи премии;
  • осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
  • непристойного поведения работников.

Докладная записка всегда побуждает руководство к действиям и сообщает важную информацию. На документе в обязательном порядке должна быть завизирована резолюция начальника.

http://papinian.ru/trudovoe/dovozhu-do-vashego-svedeniya-napisanie-obrazca-dokladnoj-zapiski.html





Комментариев пока нет!

Поделитесь своим мнением